Perchè digitalizzare il processo di fatturazione?

6 Apr , 2019 Approfondimenti

Perchè digitalizzare il processo di fatturazione?

La Fatturazione Elettronica è una grande opportunità per avviare la propria attività verso la trasformazione digitale ottenendo così notevoli vantaggi economici e gestionali.

La fattura elettronica non è un mero obbligo cui adempiere. Può essere un’opportunità verso la digitalizzazione del ciclo dell’ordine e un’evoluzione delle competenze aziendali.

La fattura elettronica, rendendo disponibili dati strutturati e certezza della tracciatura, agevola e ottimizza la gestione dei rapporti con clienti e fornitori; è di fatto un fattore abilitante cruciale per la riduzione dei tempi di elaborazione e diffusione dei dati stessi nelle diverse applicazioni che li gestiscono.

A livello gestionale, l’utilizzo della fatturazione digitale produce un notevole risparmio di tempo che, in diversi casi, si accompagna anche ad un numero minore di risorse necessarie alla creazione, all’invio e alla conservazione dei documenti.

Contestualmente, grazie alla conservazione digitale della documentazione, non sarà più necessario stampare le fatture. Ciò è un vantaggio innegabile in termini di risparmio di carta e spazio, in quanto l’obbligo di conservare fatture e documenti per un periodo di 10 anni, costringe le attività più grandi a disporre di uffici o magazzini di grandi dimensioni.

Perchè digitalizzare i processi di fatturazione elettronica?

  • Efficienza;
  • Drastica riduzione di attività manuali, errori e costi;
  • Semplificazione delle attività;
  • Tempestivo accesso alle informazioni;
  • Monitoraggio e controllo sui dati;
  • Rating fornitori e visibilità su trend di vendite e pagamenti.

La fatturazione elettronica quindi costituisce il primo passo che ogni impresa può compiere all’interno di una cultura digitale pensata per i business dell’era 4.0.

Vantaggi nel digitalizzare il processo di fatturazione

Creare una fattura elettronica non solo è più rapido rispetto all’antenata cartacea ma comporta anche un minor rischio di errore. L’acquisizione dei dati in modalità digitale e i calcoli automatici, nella maggior parte dei casi, azzerano i possibili errori dati dalla compilazione manuale dei documenti. Inoltre, sono i software stessi ad occuparsi delle fasi più delicate del processo digitale: dalla generazione del file nel formato xml, all’esecuzione di controlli per assicurare esito positivo allo scambio di fatture, alla trasmissione dei file fattura al Sistema di Interscambio.

Ecosostenibile: un risparmio per l’ambiente. I servizi elettronici di fatturazione, infatti, non solo consentono di risparmiare spazio negli archivi e materiale di cancelleria, ma consentono anche un servizio rispettoso dell’ambiente e un risparmio di carta e consumo di fotocopiatrici e scanner.

Contabilizzare fatture elettroniche è molto più veloce rispetto alla gestione di plichi di fatture cartacee. Il sistema le tiene in ordine e sono davvero sufficienti pochi clic per registrare le fatture. La conservazione a norma poi, è semplicissima: è possibile accedervi da qualsiasi postazione e qualsiasi dispositivo connesso alla rete.

Per condividere le fatture con il commercialista sarà sufficiente scegliere un software che disponga di una semplice funzionalità per la condivisione e collaborazione online. La digitalizzazione rende infatti possibile anche la collaborazione online, suddivisione di ruoli, accessi personalizzati ai sistemi, per offrire il massimo della flessibilità ed efficienza dalle attività più piccole alle realtà più grandi e complesse.

Il risparmio è certo, una volta acquistato il software che fa al caso vostro, non avrete bisogno di nient’altro, niente spese per materiale d’ufficio, niente spese per la stampa e l’invio delle fatture ma soprattutto niente spese per l’allestimento e la gestione di magazzini e archivi.

Vantaggi competitivi rispetto alla concorrenza

La digitalizzazione dei dati è dunque necessaria perché le aziende ma anche le attività più piccole possano restare al passo con i tempi e le moderne tecnologie, ottimizzando i processi di acquisizione e gestione delle informazioni, con evidenti vantaggi competitivi rispetto alla concorrenza.

Ad oggi sono presenti sul mercato tantissime soluzioni semplici che consente alle piccole imprese o addirittura ai liberi professionisti di accedere da qualsiasi dispositivo alle informazioni delle attività, di monitorare gli andamenti degli incassi e dei pagamenti, di presentare preventivi o emettere Fatture e Note di Credito elettroniche con pochi click.

Il servizio di Fatturazione Elettronica gratuita

Tra i servizi pensati per adeguare le piccole realtà alla nuova normativa sulla fattura elettronica c’è quello gratuito di InfoCamere. Il sistema è infatti stato modulato apposta sulle esigenze delle micro realtà economiche, per facilitare l’inclusione nella trasformazione digitale anche degli operatori più piccoli.

Non è richiesta l’installazione di alcun software ed è accessibile in modo sicuro con SPID o CNS. Permette la compilazione e la ricezione della fattura elettronica, l’apposizione della firma digitale, l’invio tramite lo SDI, la conservazione decennale del documento e di delegare un collaboratore o un professionista.

Non solo fatturazione elettronica

Per comprendere come queste innovazioni in materia di gestione dei documenti sia parte di un disegno più ampio, basti pensare che da ottobre 2019 è scattato l’obbligo, per i fornitori delle pubbliche amministrazioni del Servizio Sanitario Nazionale, di trasmettere in modo digitale i documenti relativi agli ordini d’acquisto attraverso il Nodo di Smistamento Ordini del MEF.

Clicca qui per richiedere maggiori informazioni.


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