Digitalizzazione dei documenti cartacei
Servizi di digitalizzazione dei documenti cartacei (e dematerializzazione) al fine di produrre un documento informatico in grado di sostituire l’originale cartaceo.
La digitalizzazione dei documenti cartacei permette di trasformare i documenti in dati digitali, catalogati e indicizzati, consentendo una rapida ricerca del documento e una facile consultazione, riducendo l’ingombro fisico e i conseguenti costi di gestione.
La digitalizzazione dei documenti cartacei è sicuramente il passaggio essenziale per affrontare il rinnovamento digitale, senza di essa si rischia di compromettere la continuità tra il passato e il futuro di una struttura e di perdere la memoria storica.
Il servizio di digitalizzazione dei documenti cartacei può essere erogato in outsourcing e comprende qualunque tipo di documento cartaceo: dai documenti contabili (bolle, fatture, contratti, etc.), alla documentazione medica (es. cartelle cliniche, tracciati ECG, elettroencefalogrammi, etc.), in qualunque formato, dal più grande (es.: quotidiani) al più piccolo (es.: scontrini fiscali).
Come digitalizzare i documenti cartacei?
In questa fase si crea un database di immagini elettroniche grazie all’utilizzo di apparecchiature di fascia high-quality, con correzione e calibratura delle immagini e controllo della qualità dei documenti acquisiti
Le immagini possono essere scansionate in b/n, scala di grigio e a colori nelle varie risoluzioni e in diversi formati concordati. Tipicamente viene utilizzato il formato PDF di Adobe.
Vengono effettuati dei controlli sulla qualità delle immagini acquisite, ovvero:
- Verifica delle immagini;
- Pulizia delle immagini;
- Eventuale eliminazione dei fogli bianchi;
- Rotazione delle immagini nel senso di lettura;
- Rescan nel caso di accertamento di scarsa qualità delle immagini.
Le fasi principali del servizio di digitalizzazione dei documenti cartacei sono:
- Ritiro dei documenti cartacei da digitalizzare;
- Preparazione dei documenti alla scansione: eliminazione dei punti metallici, ecc;
- Digitalizzazione dei documenti;
- Indicizzazione dei documenti;
- Formazione dei supporti e produzione di copie di sicurezza;
- Pubblicazione online dell’archivio documentale;
- Formazione delle scatole per i documenti cartacei;
- Distruzione dei documenti cartacei (previa conservazione sostitutiva) oppure riconsegna al Cliente.
Creazione di un file indice
È necessario corredare il documento di tutti quei metadati che ne permettano in futuro una ricerca veloce e puntuale.
Tipicamente i sistemi, oltre a permettere la normale attività di indicizzazione manuale da parte dell’operatore, si avvalgono anche di differenti motori OCR per estrapolare le informazioni peculiari di un qualsiasi documento.
Digitalizzazione dei documenti cartacei: Vantaggi
- Risparmio di spazio.
- Garanzia di sicurezza nel tempo.
- Accesso veloce, semplice e immediato ai documenti digitali.
- Documenti archiviati digitalmente e sempre consultabili.
- Preservare il documento dal deperimento causato dal tempo.
- Avere accesso rapido e sicuro al tuo archivio da qualunque parte del mondo.
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Risparmio e tutela dell’ambiente
Avviando processi di dematerializzazione si ridurranno le attività che non producono valore aggiunto, si recupereranno preziose energie per ulteriori possibili ottimizzazioni e, soprattutto, le spese generali diminuiranno sensibilmente.
Si potrà facilmente constatare il risparmio facendo una verifica dei costi contabilizzati in: carta, tabulati, stampanti, toner e altri materiali di consumo per stampa, buste, imbustamento e spese postali per i documenti spediti, faldoni e raccoglitori per l’archiviazione, armadi e scaffalature per archivi, costo delle superfici occupate dagli uffici e archivi, imposta di bollo libro giornale (in cartaceo un bollo ogni 100 pagine contro un bollo ogni 2.500 registrazioni per la conservazione sostitutiva), costo di distribuzione documenti cartacei al termine del tempo obbligatorio di conservazione.
Infine, ma non per importanza, il processo di dematerializzazione degli archivi cartacei è volto alla drastica riduzione del consumo cartaceo, contribuendo ad eliminare emissioni di CO2, impegnandosi a sostenere la tutela ambientale all’interno delle aziende.
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