Conservazione digitale a norma: scopri le nuove linee guida di AgID
Le nuove linee guida sulla conservazione digitale a norma hanno l’obiettivo di uniformare la normativa in materia attraverso la creazione di un testo unico di base.
AgID ha emanato le nuove linee guida sulla formazione, gestione e conservazione digitale a norma dei documenti informatici che dovranno essere adottate da tutte le Pubbliche Amministrazioni italiane e dai soggetti privati che trattano documenti informatici entro giugno 2021.
Il processo di gestione dei documenti informatici dovrà essere efficiente e sicuro già a partire dalla fase di formazione del documento. Questo consente di governare con efficacia ogni singolo variazione che coinvolge la vita del documento e di adempiere agli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici.
Le nuove linee guida saranno valide per la conservazione digitale a norma di tutti i documenti informatici delle imprese italiane (non società estere), comprese le fatture elettroniche.
Il sistema di conservazione deve assicurare la conservazione dei seguenti documenti digitali:
- documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;
- aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad esse associati contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che costituiscono le aggregazioni medesime, nel rispetto di quanto indicato per le Pubbliche Amministrazioni nell’articolo 67, comma 2, del DPR 445/2000 e art. 44, comma 1-bis, CAD;
- archivi informatici con i metadati associati.
Cosa fare per adeguarsi
Per adeguarsi alle nuove linee guida di AgID sarà dunque importante contattare il proprio conservatore o provider per la gestione documentale e assicurarsi che venga attuato un adeguamento tecnologico. Sarà inoltre importante chiedere un supportare specifico per l’inserimento dei nuovi metadati obbligatori.
Nuovi tag per la metadatazione obbligatoria
Le nuove linee guida obbligano i produttori / titolari dell’oggetto informatico (ossia dei documenti digitali) pubblici e privati a un’archiviazione con una complessità maggiore di metadatazione. Tale metadatazione dovrà essere applicata a tutti i documenti informatici, ai documenti amministrativi informativi e agli “aggregati documentali” (fascicoli elettronici).
La nuova metadatazione è fornita da AgID e riportata nell’Allegato 5 delle nuove linee guida. Dai pochi tag precedentemente previsti, passiamo adesso a circa 40 tag, di cui 38 obbligatori.
La scansione dei documenti cartacei
Anche la creazione di documenti informatici da copie cartacee subiscono l’impatto delle nuove linee guida in modo massiccio: viene richiesta infatti una attestazione di conformità per ogni lotto di documenti scansionati – nel caso di scansioni massive – con firma su ogni singolo documento (precedentemente obbligatoria solo per i documenti fiscali).
L’attestazione di conformità è necessaria a confermare la leggibilità dei documenti scansionati, e dev’essere firmata da un pubblico ufficiale (nella pubblica amministrazione), da un notaio o da un responsabile aziendale delegato nel privato. L’attestazione ha lo scopo di dimostrare l’univoca riconducibilità della copia realizzata ai documenti analogici e anche in questo caso prevede una serie di tag che devono essere inseriti.
Nuovo standard per la conservazione
L’allegato 4 delle nuove linee guida contiene il riferimento allo standard SInCRO (Supporto all’interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero di Oggetti Digitali) UNI11386 nella versione del 2020, che andrà a sostituire quella del 2010.
I formati ammessi
Le linee guida allargano le tipologie di formati ammessi per la conservazione, comprendendo anche, per esempio, lo zip compresso e i formati video e audio.
Il responsabile della conservazione
Le linee guida prevedono che il responsabile della conservazione, sotto la propria responsabilità, può delegare lo svolgimento delle proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti.
I privati possono affidare il ruolo di responsabile della conservazione ad un soggetto esterno, pur in possesso di idonee competenze, mentre le Pubbliche Amministrazioni dovranno ricorrere ad un dirigente o funzionario interno, dotato di idonee competenze giuridiche, informatiche e archivistiche.
Tuttavia, le Pubbliche Amministrazioni possono delegare alcune funzioni all’esterno, seppur giustificando l’esternalizzazione del servizio e accertando che i soggetti che abbiano idonee competenze.
Obblighi per i Provider che offrono il servizio di Conservazione digitale a norma
L’introduzione delle nuove Linee guida di AgID comporterà per i conservatori, accreditati o non accreditati, un refresh e un adeguamento dei propri sistemi a quanto richiesto dall’Agenzia, il che comporterà :
- una revisione della parte contrattualistica fino ad oggi predisposta;
- una revisione anche lato manuale del conservatore, che comporterà un aggiornamento della norma indicata in esso, del glossario (poiché c’è stato un aggiornamento del Glossario allegato alle Linee guida).
Infine dovrà essere descritta la procedura di selezione e scarto come definita nelle linee guida e sarà necessario valutare i formati adottati, gli standard e rivedere i metadati obbligatori indicati da AgID.
Il testo integrale
Il testo integrale delle nuove Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici è disponibile, insieme ai vari allegati, sul sito ufficiale di Agid. Se hai bisogno di maggiori informazioni contattaci!
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